Sådan får du flere møder i kalenderen: 7 tips til effektiv mødebooking

At få møder i kalenderen er ofte en udfordring – uanset om du arbejder med salg, rekruttering eller projektledelse. Mange oplever, at deres mødeinvitationer bliver ignoreret, eller at potentielle deltagere udskyder og aflyser. Men med den rette strategi kan du øge din succesrate markant og få flere kvalificerede møder i hus.

I denne artikel deler vi 7 konkrete tips til, hvordan du effektivt kan booke flere møder. Du får inspiration til både at skræddersy din tilgang til målgruppen, skrive mere personlige og engagerende invitationer og bruge digitale værktøjer, der gør processen lettere. Vi ser også på, hvordan du følger op, uden at virke påtrængende, og hvordan du skaber tydelig værdi for modtageren.

Uanset om du er ny i mødebooking eller bare vil optimere din tilgang, finder du brugbare råd og eksempler her. Klar til at få flere møder i kalenderen? Så læs med og bliv klogere på, hvordan du får ja’et næste gang, du sender en invitation.

Kend din målgruppe og skræddersy din tilgang

For at øge chancen for at få flere møder i kalenderen, er det afgørende, at du forstår din målgruppe i dybden og tilpasser din tilgang herefter. Start med at undersøge, hvem dine potentielle mødedeltagere er – hvilke brancher og roller repræsenterer de, hvilke udfordringer og behov har de, og hvad motiverer dem?

Jo mere viden du har om deres situation, jo lettere er det at skabe relevans.

Tilpas din kommunikation, så den taler direkte ind i modtagerens hverdag og interesser. Brug konkrete eksempler og sprog, der matcher deres branche, og fremhæv, hvordan netop dit møde kan skabe værdi for dem. Ved at vise, at du har gjort dit forarbejde, signalerer du respekt for deres tid og behov, hvilket øger sandsynligheden for, at de takker ja til et møde.

Skriv indbydende og personlige mødeinvitationer

Når du ønsker at få flere personer til at takke ja til et møde, er det afgørende, at din invitation både er indbydende og personlig. I stedet for at sende en standardiseret besked, bør du tage dig tid til at sætte dig ind i, hvem modtageren er, og hvordan dit møde kan skabe værdi for netop vedkommende.

Start med en imødekommende og individuel hilsen, hvor du viser, at du har gjort dig umage med at skrive til netop denne person – brug gerne modtagerens navn og referér til en konkret situation, fælles kontakt eller noget, du har bemærket om deres virksomhed.

Vær tydelig omkring formålet med mødet og udtryk, hvorfor du mener, det kunne være relevant og interessant for modtageren.

Undgå generiske vendinger og hold dig fra for lange eller tunge forklaringer; skriv i stedet kort, klart og engagerende – og vær oprigtig i din tilgang.

Husk også at invitere til dialog, fx ved at foreslå flere tidspunkter eller spørge, om der er noget bestemt, modtageren ønsker at tale om. Ved at vise respekt for modtagerens tid og behov, og ved at gøre invitationen relevant og personlig, øger du markant sandsynligheden for, at din mødeanmodning bliver taget vel imod – og at mødet faktisk bliver booket i kalenderen.

Følg op uden at være påtrængende

Når du har sendt en mødeinvitation, er det vigtigt at følge op, men det skal gøres med omtanke. Ingen bryder sig om at blive oversvømmet med påmindelser, så giv modtageren tid til at reagere, før du sender en venlig opfølgning.

Hold tonen positiv, høflig og respektfuld – vis, at du forstår deres tid er værdifuld. En kort, personlig besked der anerkender deres travlhed og tilbyder fleksibilitet, kan gøre en stor forskel.

Undgå at presse på eller virke desperat; i stedet kan du for eksempel spørge, om de har brug for flere oplysninger, eller om det passer bedre at tage kontakt på et senere tidspunkt. På den måde viser du, at du er imødekommende og professionel, hvilket øger chancen for at få et møde i kalenderen.

Brug de rette digitale værktøjer til booking

Digitale værktøjer kan gøre en stor forskel, når du vil have flere møder i kalenderen og samtidig spare tid på koordinering. Brug for eksempel online bookingsystemer som Calendly, Microsoft Bookings eller Doodle, hvor modtageren selv kan vælge et tidspunkt, der passer.

Disse værktøjer synkroniserer ofte automatisk med din kalender og sender påmindelser, så risikoen for misforståelser og udeblivelser minimeres. Ved at gøre bookingprocessen nem og overskuelig for både dig og dine potentielle mødedeltagere, fjerner du unødvendige barrierer, og det øger sandsynligheden for, at flere takker ja til et møde.

Vær fleksibel med tidspunkter og mødeformer

Når du vil øge antallet af møder i din kalender, er fleksibilitet en vigtig nøgle. Ikke alle har mulighed for at mødes på de samme tidspunkter eller på samme måde, så vær åben for både morgen-, frokost- og eftermiddagsmøder, alt efter hvad der passer modtageren bedst.

Overvej også forskellige mødeformer – nogle foretrækker fysiske møder, mens andre hellere vil tage et videokald eller en telefonsamtale.

Ved at tilbyde flere muligheder og tilpasse dig modpartens præferencer, gør du det lettere for dem at sige ja til mødet. Det signalerer samtidig respekt for deres tid og arbejdsstil, hvilket øger sandsynligheden for, at de prioriterer netop dit møde i en travl kalender.

Skab tydelig værdi for modtageren

Når du ønsker at booke flere møder, er det afgørende, at modtageren hurtigt forstår, hvad de får ud af at mødes med dig. Sæt dig i deres sted og tydeliggør konkret, hvilken værdi mødet kan give dem – det kan være ny viden, løsninger på aktuelle udfordringer eller muligheden for at spare tid og ressourcer.

Undgå generelle eller vage formuleringer; vær specifik om, hvordan dit tilbud eller din ekspertise kan hjælpe netop dem. Ved at gøre udbyttet klart fra starten, øger du både interessen og sandsynligheden for, at de siger ja til et møde.

Udnyt netværk og anbefalinger

Et stærkt netværk kan være nøglen til at åbne døre, der ellers ville være lukkede. Når du ønsker at booke flere møder, er det derfor en god idé at aktivere dine eksisterende kontakter og bede om introduktioner til relevante personer.

En anbefaling fra en fælles bekendt øger markant chancen for, at din henvendelse bliver taget seriøst og møder mindre modstand. Sørg for at pleje dit netværk løbende – ikke kun når du har brug for noget – og vær generøs med selv at hjælpe andre videre.

Ofte vil en personlig anbefaling eller et varmt intro-mail kunne gøre forskellen mellem en afvist og en accepteret mødeanmodning. Husk at takke dem, der hjælper dig, og følg op på resultaterne, så dit netværk føler sig værdsat og engageret i din succes.